صورتجلسه کارگاهی ، سندی رسمی و مستند است که توسط پیمانکار در پروژه‌های عمرانی و ساختمانی تهیه شده و حاوی اطلاعاتی در مورد تصمیمات، اقدامات و توافقات انجام‌شده در محل کارگاه است. هدف اصلی آن، ثبت وقایع پروژه، مستندسازی فعالیت‌ها، پیشگیری از اختلافات احتمالی و شفاف‌سازی تعامل میان کارفرما، مشاور، پیمانکار و ناظر است.


صورتجلسه با صورت مجلس تفاوت دارد؛ صورت مجلس در زمان وقوع یک رویداد خاص توسط هیئتی تهیه و امضا می‌شود، در حالی که صورتجلسه توسط پیمانکار تدوین شده و برای تایید به سایر ارکان پروژه ارسال می‌گردد. به‌طور معمول، صورتجلسه برای ثبت امور جاری پروژه و صورت مجلس برای تصمیمات فوری و قطعی تنظیم می‌شود.


انواع مختلفی از صورتجلسه در پروژه‌ها وجود دارد، از جمله:



  • صورتجلسه تحویل زمین و کارگاه (ثبت حدود و موقعیت محل پروژه)
  • ورود مصالح به کارگاه (ثبت نوع و مقدار مصالح وارد شده)
  • تجهیز کارگاه (تجهیزات، تاسیسات و تغییرات در آن‌ها)
  • مصالح پای کار (در زمان تنظیم صورت وضعیت‌ها)
  • انجام کار (ثبت جزئیات عملیات اجرا شده)
  • خسارات (در صورت بروز حادثه)
  • تحویل موقت و قطعی (به ترتیب در پایان کار و پس از رفع نواقص احتمالی)



تهیه صورتجلسه نیازمند دقت و رعایت اصول مشخصی است؛ از جمله ذکر عنوان، مشخصات پروژه، نام و سمت حاضرین، موضوع جلسه، شرح مذاکرات، تعیین مسئولیت‌ها و امضای افراد. استفاده از فرم‌های استاندارد و نگارش دقیق، شفاف و بدون ابهام نیز برای اعتبار حقوقی و کاربردی این سند ضروری است. رعایت این نکات، نقش موثری در مدیریت موفق پروژه‌های عمرانی خواهد داشت